Yabancı ortaklı bir şirketin banka hesabı açması, imza yetkilisi değiştirmesi veya bir sicil başvurusu yapması sırasında banka bir yönetim kurulu ya da ortaklar kurulu kararı isteyebilir. Bu talep, tek başına her ülkede aynı tür kararın kanunen zorunlu olduğu anlamına gelmez. Şirketin türü, ana sözleşmesi, yöneticinin yetkisi ve bankanın müşteri tanıma dosyası birlikte incelenmelidir.
Önce yetkiyi, sonra belgeyi kontrol edin
İlk soru şudur: Şirketi kim bağlayabilir? Bazı şirketlerde müdürün tek başına temsil yetkisi vardır. Bazılarında iki imza, yönetim kararı veya ortak onayı gerekir. Bankaya sunulan karar; hesap açma, belirli kişilere erişim verme, ödeme limitleri veya elektronik bankacılık yetkisi gibi işlemi açıkça tarif etmelidir. İsimler pasaport ve sicil kayıtlarıyla aynı yazılmalıdır.
Banka dosyası ile sicil dosyası aynı değildir
Banka genellikle nihai faydalanıcı, faaliyet, para akışı ve imza yetkisini görmek ister. Sicil ise sadece yerel hukukta bildirilmesi gereken değişikliği kaydeder. Bir kararı bankaya vermeniz onun sicile sunulacağı anlamına gelmez. Tersi de doğrudur. Başvuru öncesinde bankadan güncel imza sirküsü, karar formatı, apostil veya tercüme isteyip istemediğini yazılı olarak alın.
Yabancı belgelerde zinciri kapatın
Yurt dışındaki ana şirket veya hissedar karar veriyorsa; karar tarihi, toplantı veya yazılı karar yöntemi, imzalayanın yetkisi ve varsa noter/apostil adımı takip edilmelidir. Eski pasaport, eski unvan veya tutarsız adres KYC incelemesini uzatır. Aynı bilgi setini şirket sicili, UBO kaydı ve banka formunda karşılaştırın.
Kaynaklar ve pratik kayıt
Birleşik Krallıkta Companies House, şirket değişiklikleri ve çözüm kararları için resmi kılavuz yayımlar: GOV.UK şirket kılavuzu. Estonya’da şirket türleri ve dijital bankacılık hakkında resmi yatırım ajansı bilgisi: Invest in Estonia OÜ ve e-banking. Bu sayfalar banka iç prosedürünün yerine geçmez.
Kararın imzalı sürümünü, imza kanıtını, bankanın talep e-postasını ve gönderim kaydını aynı işlem dosyasında saklayın. Bu yazı genel bilgidir; belirli bir işlem için yerel hukuk ve bankanın güncel şartları kontrol edilmelidir.
