İngiltere’de muhasebe yazılımı seçimi: 2025’te neden stratejik davranmalısınız?
Regülasyon çerçevesi: MTD, VAT ve veri koruma
İngiltere’de şirketiniz dijital muhasebe altyapısını doğru kurmadığında vergi riskleri, gecikme cezaları ve nakit akışı sorunları oluşur. HMRC, Making Tax Digital (MTD) kapsamında dijital kayıt tutmayı ve MTD uyumlu yazılımla beyan göndermeyi zorunlu kılar. VAT için MTD zaten yürürlükte bulunur. Gelir Vergisi (ITSA) tarafında da kapsamı genişleyen bir takvim ilerler.
Seçtiğiniz yazılım MTD uyumluluğunu açıkça belirtmeli ve HMRC tarafından tanınan entegrasyona sahip olmalıdır. Resmi listeyi burada kontrol edebilirsiniz: HMRC’nin Making Tax Digital for Income Tax uyumlu yazılım listesi.
Veri koruma tarafında GDPR ve Birleşik Krallık veri aktarım kuralları gündemde kalır. Bulut sağlayıcınızın veri yerleşimi, şifreleme ve erişim denetimleri hakkında net sözleşme metinleri sunmasını isteyin.
Hedefler: uyum, nakit akışı ve ölçeklenebilirlik
Yazılım kararını sadece “fatura kesme” ihtiyacına göre vermeyin. Uygulama, büyüme planlarınızı ve uluslararası operasyonunuzu desteklemeli. Kâr-zarar ve nakit akışı raporlarını gerçek zamanlı alır, çoklu para birimini yönetir ve bordro entegrasyonunu sorunsuz yürütürseniz kontrol sizde kalır.
- MTD beyan süreçlerini takvim bazlı otomasyonla yönetin.
- Çoklu para birimi ve otomatik kur çekme özelliğini etkinleştirin.
- Bankanızla canlı beslemeyi kurun; mutabakatı günlük kapatın.
- Rollere göre yetki verin; onay akışlarını yazılım içinde yönetin.
Olmazsa olmaz fonksiyonlar: Hangi yetenekler işinizi ileri taşır?
Global operasyonu destekleyen çekirdek modüller
Uluslararası satış yapıyorsanız veya grup şirketleri yönetiyorsanız muhasebe yazılımınız aşağıdaki başlıkları güçlü şekilde karşılamalı:
- MTD-uyumlu e-VAT beyanları ve dijital kayıt altyapısı
- Çoklu para birimi, kur farkı hesaplama ve yeniden değerleme
- Gelişmiş raporlama: kâr-zarar, nakit akışı, bütçe-gerçekleşen
- Proje, iş emri ve maliyet merkezleri bazında kârlılık takibi
- Stok ve sipariş modülü (perakende/imalat için gerekli)
- API ve eklenti ekosistemi (ödeme geçitleri, e-ticaret, CRM)
Güvenlik, denetim izi ve veri mimarisi
Uyum sadece beyanla bitmez. Denetim izi, erişim denetimi ve veri saklama politikalarıyla bütünleşik bir güvenlik yaklaşımı kurun:
- İki faktörlü kimlik doğrulamayı zorunlu kılın.
- Her işlem için tam denetim izi oluşturun; raporlayın.
- Yedekleme ve felaket kurtarma planını test edin.
- Veri saklama süresini ve silme prosedürünü sözleşmeye yazın.
Hangi yazılım kime uyar? (Xero, QuickBooks, Sage, FreeAgent, Zoho Books)
Önde gelen üçlü: Xero, QuickBooks, Sage
İhtiyaçlarınıza göre en iyi seçenek değişir. Aşağıdaki eşleştirmeyle hızlı karar verebilirsiniz:
- Xero: Büyüyen teknoloji ve hizmet şirketleri için güçlü bir uygulama ekosistemi ve çoklu para birimi desteği sunar. Sınırsız kullanıcı mantıklı bir ölçek sunar.
- QuickBooks Online: Mikro ve KOBİ segmentinde hızlı kurulum, yerleşik nakit akışı görünürlüğü ve yaygın banka entegrasyonlarıyla öne çıkar.
- Sage (Business Cloud/Intacct): Yerleşik uyum özellikleri ve olgun raporlama yetenekleri sayesinde inşaat, saha hizmeti ve çok şubeli yapılarda sağlam durur. Konsolidasyon ihtiyacında Intacct çizgisi doğru adres olur.
Seçerken şu sinyalleri izleyin:
- E-ticaret ve ödeme: Shopify/Stripe/PayPal entegrasyonlarını test edin.
- Rapor derinliği: Çok boyutlu raporlamayı (departman/proje) doğrulayın.
- Bordro: Yerleşik modül mü, yoksa entegrasyon mu işinize uyar; netleştirin.
- MTD: HMRC listesinde yer alıp almadığını ve son güncellemeleri kontrol edin.
FreeAgent, Zoho Books ve niş alternatifler
- FreeAgent: Serbest çalışanlar ve danışmanlar için pratik bir çözüm sunar. Banka entegrasyonları ve basit vergi takip ekranlarıyla zaman kazandırır.
- Zoho Books: Uygun maliyet ve geniş entegrasyon ekosistemiyle KOBİ’lerde esneklik sağlar. Bordro tarafında entegrasyon stratejisi kurmanız gerekir.
- Niş çözümler: Sektörünüz stok, proje takibi ya da saha operasyonu gerektiriyorsa, dikey add-on’ları ve yerel entegratör desteğini değerlendirin.
- İpucu: Konsolidasyon ile çok ülke kombinasyonunu yönetiyorsanız, ya yerleşik konsolidasyon sunan bir üst segment ürüne yönelin ya da Xero/QuickBooks üzerine Spotlight/Perform benzeri bir raporlama katmanı ekleyin.
30–60 günde sorunsuz geçiş: Kurulum ve veri göçü planı
Veri temizliği ve MTD mimarisi
Başlangıçta veri kalitesi seviyesini yükseltin; göçten önce defter ve cari listeleri sadeleştirin. Eski yılı kapatmadan yeni sisteme geçmeyin. Planlı bir sprint yaklaşımı kullanın:
- Gün 1–10: Cari ve ürün listelerini temizleyin, ana hesap planını gözden geçirin.
- Gün 11–20: Banka beslemelerini kurun, MTD modülünü yapılandırın, test beyanı çalıştırın.
- Gün 21–30: Fatura şablonları, onay akışları, yetkiler ve denetim izi ayarlarını tamamlayın.
Banka, bordro ve e-fatura testleri
Canlıya almadan önce zinciri uçtan uca test edin. Her parçayı gerçek veriyle sınayın:
- Bankalar: Tüm hesaplar için feed bağlayın; otomatik sınıflandırmayı eğitin.
- Bordro: Vergi kodları, kesintiler ve raporları aylık döngüyle simüle edin.
- Satınalma-satış: E-fatura akışlarını ve tedarikçi ödemelerini test edin.
- Raporlama: Kâr-zarar, nakit akışı ve KDV raporlarını dönemsel karşılaştırın.
Payroll ve esnek istihdam: Yazılımın ötesinde operasyon tasarımı
Payroll, EOR ve posted worker risklerini nasıl yönetirsiniz?
İngiltere bordro yönetimi, RTI bildirimleri, tatil hakları ve kesintiler nedeniyle dikkat ister. Uzaktan ekipler ve proje bazlı çalışanlar devreye girdiğinde işveren yükümlülükleri karmaşıklaşır. Avrupa’da geçici görevlendirme (posted worker) senaryolarında A1 sertifikası, yerel ücret ve çalışma süresi kurallarına uygun hareket edin.
- İş sözleşmelerini ülke bazında güncelleyin; yan hakları netleştirin.
- Görevlendirme sürelerini, bildirimi ve ücret bandını yazılı yönetin.
- Bordro verisini muhasebe yazılımına otomatik yansıtın; manuel girişten kaçının.
Corpenza ile entegre çözüm yaklaşımı
Corpenza, Avrupa’da ve globalde şirketleşme ve iş gücü stratejinizi tek çatı altında kurgular. İngiltere’de şirket kuruluşunu hızlandırır, MTD uyumlu muhasebe kurulumunu planlar ve aylık uluslararası muhasebe süreçlerini yönetir. Bordro (payroll) hizmetimizle uzaktan çalışanlarınızın ve sözleşmeli personelinizin ödemelerini şirket gideri olarak düzenli biçimde kayda alırsınız.
- Personel kiralama ve geçici istihdam (posted worker) modelinde işveren yükümlülüklerini biz üstleniriz; siz operasyonunuza odaklanırsınız.
- Vergi optimizasyonu ve nakit akışı planlamasıyla yazılım verisini finansal aksiyona dönüştürürüz.
- Golden vize, oturma/çalışma izinleri ve yatırımla vatandaşlık süreçlerinde iş planınızı ve bordro-kayıt altyapınızı uyumlu hale getiririz.
2025–2026 gündemi: Regülasyon ve teknoloji radarınızda neler bulunsun?
MTD ITSA takvimi ve hazırlık listesi
Gelir Vergisi cephesinde dijitalleşme hızlanır. Serbest meslek geliri ve kira geliri olan kişiler için MTD ITSA kapsamı aşamalı genişler. Sürece erkenden hazırlanın; yazılımınızı ve veri modelinizi bugün uyarlayın.
- MTD günlük kayıt prensibini benimseyin; kâğıt/Excel bağımlılığını bitirin.
- Yazılımınızın HMRC listesinde yer aldığını düzenli kontrol edin: Resmi MTD ITSA yazılım listesi.
- Müşavir ve yazılım sağlayıcınızla bir “beyan takvimi” oluşturun.
Yapay zeka, gerçek zamanlı ödemeler ve entegrasyon trendleri
AI tabanlı sınıflandırma, tahsilat tahmini ve anomali yakalama yetenekleri günlük verimliliği artırır. Açık bankacılık ve gerçek zamanlı ödeme altyapıları (Faster Payments, talep bazlı tahsilat) mutabakat hızını yükseltir.
- AI kategorileme kurallarını eğitin; sapmaları haftalık gözden geçirin.
- Ödeme linkleri ve abonelik tahsilatını faturalara yerleştirin.
- Proje ve CRM entegrasyonlarıyla tekliften tahsilata uçtan uca görünürlük kurun.
Özetle, yazılımı tek başına bir araç gibi görmeyin. Doğru ürün + doğru süreç + doğru dış kaynak kombinasyonunu kurduğunuzda uyumu güçlendirir, nakit akışını hızlandırır ve global ölçekte güvenle büyürsünüz. Corpenza, bu kombinasyonu sizin adınıza tasarlar ve hayata geçirir.
