Una anpartsselskab (ApS) danesa asume sus obligaciones contables el día en que aparece en el registro CVR, no el día en que emite su primera factura. El deber de llevar contabilidad, el buzón oficial Digital Post, los registros de IVA y de empleador y el reloj del informe anual arrancan con la inscripción, y la mayoría de las notificaciones oficiales llegan por canales digitales que un fundador extranjero quizá aún no ha configurado.
Esta lista está pensada para fundadores no daneses que gestionan una ApS recién inscrita. Cubre el primer ejercicio: qué exige la ley danesa de contabilidad, cuándo son obligatorios los registros de IVA y de nómina, cómo funciona el informe anual y si hace falta auditor. Es información general, no asesoramiento contable ni fiscal: confirme los umbrales y plazos vigentes con la Autoridad Empresarial danesa (Erhvervsstyrelsen) y la Agencia Tributaria danesa antes de actuar.
¿Qué obligaciones comienzan el día de la inscripción?
La inscripción a través de Virk asigna a la sociedad un número CVR, y de ahí se derivan tres consecuencias inmediatas. Primera: la empresa recibe Digital Post obligatorio, el buzón oficial que usan la Autoridad Empresarial, la administración tributaria y los tribunales; alguien debe poder abrirlo con MitID Erhverv desde el primer día, porque los plazos corren aunque nadie lea el correo. Segunda: el deber contable se aplica desde la primera transacción, incluidos los gastos de constitución pagados antes de que existiera la cuenta bancaria. Tercera: el ejercicio social queda fijado en los estatutos.
El primer ejercicio merece una decisión real. La ley danesa permite que el primer periodo dure hasta dieciocho meses, de modo que una sociedad inscrita, por ejemplo, en septiembre puede cerrar sus primeras cuentas el 31 de diciembre del año siguiente: un periodo largo en lugar de un ejercicio partido. La mejor opción depende del reporting de grupo, la planificación fiscal y el coste. Decídalo al constituir, no ante el primer plazo de presentación.
¿Qué exige en la práctica la ley danesa de contabilidad?
La ley de contabilidad (bogføringsloven) exige registrar las transacciones con exactitud y tan pronto como sea posible tras producirse, con justificantes, y conciliar con regularidad caja y bancos. Los registros y los documentos de soporte deben conservarse cinco años desde el cierre del ejercicio al que se refieren.
Dinamarca ha pasado además a la contabilidad digital obligatoria. Las sociedades obligadas a presentar informe anual deben llevar sus libros en un sistema contable digital que conserve asientos y justificantes con copia de seguridad: bien un sistema estándar registrado ante la Autoridad Empresarial, bien una solución propia que cumpla los mismos requisitos. Para una ApS pequeña en su primer año, la respuesta pragmática es casi siempre un sistema estándar danés registrado de la lista pública de la Autoridad; un libro mayor de grupo extranjero o una hoja de cálculo rara vez cumplen por sí solos.
¿Cuándo son obligatorios los registros de IVA y de empleador?
El registro de IVA (moms) es obligatorio cuando la facturación gravada supera 50.000 DKK en un periodo de doce meses, y una empresa que prevé cruzar esa línea debe registrarse antes de hacerlo. El alta se tramita por Virk y la Agencia Tributaria asigna una frecuencia de declaración; los negocios nuevos y pequeños suelen empezar con declaraciones semestrales. La actividad transfronteriza añade su propia capa: las compras de bienes y servicios en la UE suelen implicar inversión del sujeto pasivo, y vender a otros países de la UE puede generar obligaciones allí. Mapee los flujos de IVA antes de la primera factura, no después.
Contratar al primer empleado — incluido un fundador que cobra salario — exige dar de alta a la sociedad como empleador para el A-tax (retención sobre la renta) y la contribución al mercado laboral del 8% (AM-bidrag) antes de la primera nómina. Los salarios se comunican cada mes al sistema eIndkomst; decida pronto quién gestionará la nómina: un contable, un bureau o un software.
¿Cómo funciona el primer informe anual?
Toda ApS presenta un informe anual (årsrapport) ante la Autoridad Empresarial conforme a la ley de estados financieros, aunque no haya tenido actividad. Una ApS nueva típica pertenece a la clase de reporting B, cuyo plazo de presentación es de seis meses desde el cierre del ejercicio; confirme el plazo vigente de su clase antes de planificar el cierre. El informe debe aprobarse en junta general antes de su presentación digital.
El primer informe abarca todo el primer periodo — hasta dieciocho meses si eligió un ejercicio largo —, y precisamente por eso importa la disciplina contable de los primeros meses.
¿Necesita auditor una ApS nueva?
No necesariamente. Una sociedad pequeña puede renunciar a la auditoría legal si, durante dos ejercicios consecutivos, no supera dos de estos tres límites: 4 millones DKK de balance, 8 millones DKK de cifra neta de negocio y una media de 12 empleados a tiempo completo. Una sociedad recién constituida puede, en general, desactivar la auditoría desde el inicio si espera de forma realista quedar por debajo. Las reglas danesas de verificación se han endurecido en los últimos años para empresas mayores y ciertos sectores de riesgo; compruebe los umbrales vigentes y si alguna regla sectorial alcanza su actividad.
Separe también la ley de la práctica: bancos e inversores suelen pedir cifras auditadas aunque la ley no lo exija — plantéelo antes de renunciar al auditor.
¿Qué plazos fiscales importan en el primer año?
El tipo del impuesto sobre sociedades es el 22%. La sociedad presenta digitalmente su declaración anual ante la Agencia Tributaria tras el cierre del año fiscal y paga impuesto a cuenta (acontoskat) durante el año, con liquidación posterior. En el primer año los pagos a cuenta suelen ser bajos o nulos porque se basan en cifras de años anteriores, lo que significa que un primer año rentable puede terminar con un pago residual importante. Presupueste una provisión fiscal en lugar de tratar el saldo bancario como distribuible.
Dos trampas de fundador: sacar dinero de la sociedad de manera informal puede generar un préstamo al socio con consecuencias fiscales aunque se devuelva, y los dividendos solo pueden repartirse con cargo a reservas aprobadas por el procedimiento legal.
¿Cuáles son los errores más frecuentes del primer año?
- Un Digital Post que nadie abre, con requerimientos y avisos de plazo sin leer.
- Alta de IVA tramitada cuando el umbral de 50.000 DKK ya se ha superado.
- Gastos privados y sociales mezclados sin documentación, con el consiguiente problema de préstamo al socio.
- El plazo del informe anual tomado a la ligera: la presentación tardía genera tasas a cargo personal de los administradores y la infracción continuada puede llevar a la disolución forzosa.
El patrón detrás de cada punto es el mismo: el cumplimiento danés del primer año es un problema de calendario antes que un problema contable. Corpenza monta los registros, la infraestructura contable y el calendario de presentaciones de sociedades danesas con socios extranjeros y los mantiene alineados a medida que el negocio crece. Hable con Corpenza antes de que sus primeros plazos se fijen sin usted.
Fuentes: Autoridad Empresarial danesa (Erhvervsstyrelsen); Agencia Tributaria danesa (Skattestyrelsen).
