Ekonomik varlık dosyası, bir şirketin ilgili kuruluş, faaliyet ve dönem için tabi olduğu ekonomik varlık testini hangi somut kayıtlarla karşıladığını gösteren çalışma dosyasıdır. Her ülkeye uyan tek bir klasör yoktur. Önce rejimi ve ilgili faaliyeti belirleyin, sonra belge toplayın.
Ekonomik varlık dosyası neyi kanıtlamalıdır?
Sağlam bir dosya, yasal testi gerçek operasyon kayıtlarına bağlar. İlgili kararları kimin aldığını, temel gelir getirici işin nerede yapıldığını, hangi kaynakların kullanıldığını ve kayıtların hangi döneme ait olduğunu göstermelidir. Cevap, ülkeye ve faaliyete göre değişir.
Britanya Virjin Adaları hükümeti, rejimin temelini Ekonomik Varlık Kanunu ve ilgili raporlama değişiklikleri olarak listeler. Cayman DITC ekonomik varlık materyallerini resmi bilgi değişimi çerçevesinde yayımlar. Jersey ise ilgili şirket ve ortaklıklar için ayrı rehber sunar. Birincil kaynakları okuyun: BVI mevzuatı, Cayman DITC çerçevesi ve Jersey rehberi.
Belge toplamadan önce kapsam nasıl belirlenir?
Her raporlama dönemi için kısa bir kapsam notu hazırlayın. Tüzel kişiyi, vergi mukimliği analizini, ilgili faaliyeti, gelir kalemlerini, son tarihi, sorumlu kişileri ve dış kaynaklı işleri kaydedin. Böylece şirket için uygulanan testi cevaplamayan belgeler yığılmaz.
Notu olgularla sınırlayın. Şirket rejim dışında kalıyorsa veya ilgili faaliyeti yoksa, sonucu destekleyen analizi ve olguları saklayın. Boş bir dosyayı sonradan savunmak zordur.
Karar alma ve yönetimi hangi kayıtlar destekler?
Sadece karar defteri zayıf kalır. Kararları toplantı takvimi, katılım kaydı, imzalı onay, yönetim paketi ve sözleşme ya da fatura gibi dayanak belgelerle eşleştirin. Kayıt, gerçek bir kararın kim tarafından, ne zaman ve nerede alındığını göstermelidir.
- Gündemler, yönetim paketleri, tutanaklar ve yazılı kararlar.
- Yer önemliyse katılım, seyahat veya video toplantı kayıtları.
- Önemli sözleşmeler, banka yetkileri ve stratejik kararlar için onay zinciri.
- Güncel müdür, yönetici ve imza yetkilisi kayıtları.
Personel, yer ve harcama nasıl gösterilir?
İdareler çoğu zaman operasyonel olguları birlikte değerlendirir. İş veya hizmet sözleşmelerini, görev tanımlarını, bordro veya faturaları, gerektiğinde zaman kayıtlarını, ofis kullanım sözleşmelerini ve ödeme kayıtlarını saklayın. Her belgeyi faaliyete ve döneme bağlayın.
Dış kaynaklı iş için sözleşme, kapsam, hizmet raporu, fatura, gözetim kanıtı ve hizmet sağlayıcının konumuna ilişkin kayıt gerekir. Dış kaynak kullanımı bazı rejimlerde kabul edilebilir; işin ne olduğunu ve şirketin nasıl denetlediğini gösterme yükünü kaldırmaz.
Gelir, temel faaliyete nasıl bağlanır?
Her önemli gelir kalemini sözleşmeye, faturaya, teslim veya hizmet kaydına, karar belgesine ve ilgili kişi ya da sağlayıcıya bağlayan basit bir indeks kurun. Dosya böylece incelenebilir hale gelir. Eksikler de soru gelmeden görünür.
| Soru | Yararlı kanıt |
|---|---|
| Geliri hangi faaliyet doğurdu? | Sözleşme, fatura, teslim veya hizmet kaydı |
| İşi kim yaptı veya yönetti? | Görev kaydı, sözleşme, bordro, rapor ve onay |
| İş nerede yapıldı? | İşyeri kaydı, çalışma kaydı ve sağlayıcı konum kanıtı |
| Önemli kararları kim aldı? | Yönetim paketi, tutanak ve onay zinciri |
Dosya inceleme sırasında nasıl kullanılabilir kalır?
Dönem bazlı indeks, sabit dosya adları ve nihai belgelerin salt okunur kopyalarını kullanın. Her belgenin kimden geldiğini ve ne zaman eklendiğini yazın. İnceleme başladıktan sonra tutanak oluşturmayın veya kaynak belgeyi değiştirmeyin. Eksik varsa bunu kayda geçirin ve uygun yanıt için danışmanlık alın.
Corpenza, incelemeye hazır bir uyum paketi kurulmasına ve yerel çalışma akışının koordine edilmesine yardımcı olur. bağımsız denetim ve uyum desteğini inceleyin veya Corpenza ile iletişime geçin.
SSS
Her ülke için tek ekonomik varlık kontrol listesi var mı?
Hayır. Yasal testler, ilgili faaliyetler, raporlama kanalları ve saklama kuralları değişir. Önce kuruluşun olgularını doğrulayın, sonra ülkeye özgü liste kullanın.
Yönetim kurulu tutanağı yeterli mi?
Hayır. Tutanak, katılım kaydı, karar materyali ve uygulama kanıtıyla desteklenmelidir.
Dış kaynaklı iş dosyaya dahil edilebilir mi?
Çoğu durumda yerel kurallara bağlı olarak edilebilir. Hizmet sözleşmesi, raporlar, faturalar ve gözetim kanıtını saklayın.
Dosya ne zaman hazırlanmalı?
Raporlama dönemi içinde. Talep geldikten sonra dosya kurmak yavaş ilerler ve boşluk yaratır.
Bu metin genel bilgidir; hukuki veya vergi tavsiyesi değildir. Ekonomik varlık kuralları kuruluşun bulunduğu ülkeye, tüzel kişiye ve faaliyete bağlıdır.
