1) Almanya’da muhasebe sistemini doğru tanımla: HGB, GoBD ve raporlama aksı
HGB ve GoBD: işin omurgasını netleştir
Almanya’da muhasebenin omurgasını HGB (Handelsgesetzbuch) oluşturur. HGB, ticari defterleri nasıl tutacağını, hangi tabloları hazırlayacağını ve neyi yayımlayacağını açık biçimde tanımlar. Dijital kayıtlar için GoBD ilkeleri devreye girer; her belgeyi zamanında, eksiksiz ve değişmez şekilde saklarsın.
- HGB ile tekil (yasal) finansal tablo setini hazırla.
- GoBD ile e-belge düzenini, denetim izini ve erişim politikalarını uygula.
- Alış, satış, banka, bordro ve envanter süreçlerini belge akışına bağla.
EÜR mi, çift taraflı mı? Hızlı karar çerçevesi
Şahıs işletmesi ve küçük ölçekli faaliyetlerde EÜR (gelir-gider esası) pratik bir başlangıç sunar. Sermaye şirketi (GmbH/UG/AG) kurduğunda çift taraflı kayıt (doppelte Buchführung) zorunludur. Büyüme hedefin varsa, ilk günden çift taraflı yapı kurarak ilerideki dönüşüm maliyetini düşürürsün.
- GmbH/UG/AG: Çift taraflı kayıt kullan.
- Serbest meslek/şahıs: EÜR ile başla; eşiği aşınca çift taraflıya geç.
- E-ticaret ve SaaS gibi hızlı ölçeklenen modeller: Doğrudan çift taraflı kurgu kur.
IFRS mi HGB mi? Yatırımcı ve konsolidasyon gereksinimini ölç
Almanya’da yasal mali tabloları HGB’ye göre hazırlarsın. Borsa hedefi, uluslararası yatırımcı profili veya çok ülke konsolidasyonu varsa, yönetim raporlamasında IFRS kullanarak karşılaştırılabilirliği artırırsın. Konsolidasyon üstünde IFRS tercihi yatırım süreçlerini hızlandırır.
- HGB: Yasal tablo ve vergi bazını oluştur.
- IFRS: Yatırımcı ilişkileri ve grup raporlamasında şeffaflığı artır.
- Çift raporlama: HGB tekil, IFRS yönetim/konsolide kurgusunu paralel yürüt.
2) Şirket türüne, ölçeğe ve yönetime göre seçimini netleştir
GmbH/UG kurarken asgari gereklilikleri uygula
GmbH ve UG, kuruluşla birlikte çift taraflı kayıt tutar ve yıl sonunda bilanço ile gelir tablosu hazırlar. Büyüklük sınıfına göre ek dipnot ve yönetim raporu eklersin. Zamanında yayımlama yükümlülüklerini takip edersin.
- GmbH/UG: Açılış bilançosu, hesap planı ve KDV süreçlerini ilk ayda kur.
- Finansal tabloları yıl sonunda hazırla; sınıfına göre yayımla.
- Orta/büyük ölçekte bağımsız denetim planını ve takvimini oluştur.
Şahıs işletmesi ve serbest meslek modellerinde esneklikten yararlan
Serbest meslek sahibi veya küçük ölçekli şahıs işletmesi isen EÜR ile nakit akışını yalın biçimde yönetirsin. Ciro ve kâr eşiklerini aştığında çift taraflı kayıt düzenine geçersin. Banka mutabakatı ve e-fatura akışını baştan kurarak geçişi kolaylaştırırsın.
- EÜR: Hızlı başlangıç, düşük operasyon yükü.
- Geçiş tetikleyicileri: Ciro/kârlılık eşiği, dış denetim talebi, yatırım turu.
- Ölçekleme planın varsa, baştan çift taraflı düzen kurarak riskleri azalt.
Küçük-orta-büyük sınıflandırmasını süreçlerine bağla
Almanya, şirketleri finansal ve çalışan sayısı eşiklerine göre sınıflandırır. Sınıf, dipnot kapsamını, yönetim raporunu, denetimi ve yayımlama süresini etkiler. Yıllık planlamada sınıf atlama riskini önceden simüle et ve hazırlığını yap.
- Küçük: Sade tablo seti, daha uzun yayımlama süresi.
- Orta: Genişletilmiş açıklamalar ve denetim gereksinimi.
- Büyük: Kısa kapanış takvimi, kapsamlı denetim ve kamuya açıklama.
3) Operasyonel tasarım: hesap planı, KDV, e-fatura ve bordro
Hesap planını (Kontenrahmen) iş modeline göre kurgula
Hesap planı muhasebenin dili gibidir. İş modeline uygun bir çerçeve (ör. SKR03/SKR04) seç; maliyet merkezleri ve gelir akışlarını baştan kodla. Banka, tahsilat ve ödeme araçlarını doğrudan entegre et.
- Satış kanallarını (pazar yeri, abonelik, proje) ayrı hesaplarda izle.
- Yazılım, Ar-Ge, pazarlama, lojistik maliyetlerini ayrı merkezlerde kodla.
- Çok para birimi kullanıyorsan kur farkı hesaplarını otomatikleştir.
KDV, e-fatura ve GoBD uyumunu dijitalleştir
Standart KDV oranı %19, indirilmiş oranlar belirli ürün/hizmetlerde geçerlidir. Tersine vergi yükümlülüğünü, ihracat istisnasını ve AB içi teslimleri doğru uygula. 2025’ten itibaren e-faturada kademeli geçişe hazırlan; arşivi GoBD’ye uygun şekilde denetime hazır tut.
- Aylık/üç aylık KDV beyanlarını takvime bağla ve banka akışıyla mutabık yürüt.
- E-fatura formatını, onay akışını ve saklama çözümünü seç.
- Reverse charge ve müşteri KDV numarası kontrollerini otomatik hale getir.
Bordro, posted worker ve uzaktan ekipler için akıllı süreç kur
Almanya’da bordro, sosyal güvenlik ve vergi kesintileriyle birlikte yürür. AB içinde geçici görevlendirmede posted worker kurallarını uygularsın; A1 belgesi, asgari ücret ve çalışma saatleri uyumunu sağlarsın.
- Bordro takvimini vergi ve SGK bildirimleriyle senkronize et.
- Uzaktan çalışanlar ve sözleşmeli personel için net sözleşme ve gider politikaları tanımla.
- Posted worker dosyalarını (bildirim, sözleşme, ücret ispatı) eksiksiz tut.
Corpenza, uluslararası muhasebe, payroll ve personel kiralama (posted worker) süreçlerini uçtan uca kurar. Firmalar, Corpenza üzerinden uzaktan çalışan ve sözleşmeli personel ödemelerini giderleştirir; çok ülkeli bordroyu tek panelden yönetir.
4) Uluslararası açılım: IFRS, transfer fiyatlandırması ve grup yapısı
Çok ülke operasyonunda muhasebe mimarisini standardize et
Birden fazla ülkede satış yaptığında, tek bir konsolidasyon omurgası kur. Yerelde HGB ile raporla, grupta IFRS ile konsolide et. Ana veri (müşteri, ürün, KDV kodları) sözlüğünü merkezileştirerek hataları azalt.
- Yerel yasal raporlamayı ülke bazında, konsolidasyonu merkezde yürüt.
- Çok para birimli kapanışta kur politikasını netleştir (spot/ortalama/kapanış).
- İç denetim ve erişim rollerini ülke/işlev bazında yetkilendir.
Transfer fiyatlandırması dosyalarını proaktif yönet
Grup içi hizmetler, yazılım lisansları ve mal hareketlerinde emsallere uygun fiyatlandırma uygula. Master file ve local file dosyalarını güncel tut; yıl içinde intercompany faturaları düzenli kes.
- Hizmet kapsamını, fayda testini ve fiyatlama metodunu dokümante et.
- Yıl sonu düzeltmelerini ay ay izleyerek sürpriz riskini azalt.
- Vergi otoritesi taleplerine anında yanıt için veri odası hazır tut.
Yatırımcı raporlaması ve konsolidasyonu hızlandır
Yatırım turu planlıyorsan, aylık kapanışı 5 iş gününe indir ve KPI setini standardize et. IFRS’e göre gelir tanıma, ertelenmiş gelir ve hisse bazlı ödemeleri doğru kurgula.
- Kapanış kontrol listesi oluştur; görev, sahip ve teslim tarihini netleştir.
- Önceden tanımlı dipnot şablonlarıyla açıklamaları hızlandır.
- Yönetim raporunu (cash runway, brüt marj, net revenue retention) yatırımcıyla anlaşılır bir dile çevir.
Corpenza, IFRS/HGB ikili raporlama, konsolidasyon ve yatırımcı KPI mimarisini kurar; vergi optimizasyonunu grup düzeyinde planlar.
5) Uyum takvimi, iç kontroller ve hatasız kapanış
Aylık-çeyreklik-yıllık kapanış takvimini işlet
Her ay banka, POS ve ciro mutabakatını kapat; KDV, bordro ve masraf akışını onayla. Çeyreklik olarak envanter ve alacak yaşlandırmasını gözden geçir. Yıl sonunda stok sayımı, amortisman ve karşılıkları çalış.
- Aylık: Banka mutabakatı, KDV, bordro bildirimi.
- Çeyreklik: Envanter, alacak/borç yaşlandırması, bütçe revizyonu.
- Yıllık: Fiziki sayım, vergi uzlaşmaları, finansal tablo ve yayımlama.
Belge saklama, denetim izi ve veri güvenliğini sağlamlaştır
Ticari belgeleri 10 yıl sakla; erişimi rol bazında yönet. Denetim izini (audit trail) kapatma; silme yerine versiyonla. Yedeklemeyi çok bölgeli kur; erişim loglarını düzenli kontrol et.
- GoBD’ye uygun e-arşiv: Fatura, sözleşme, banka ekstresi, bordro.
- Şifreleme ve çok faktörlü kimlik doğrulama kullan.
- İç denetim için örnekleme ve yeniden perform testleri uygula.
Sık hataları önle: ceza ve itibar riskini minimize et
Geç yayımlama, hatalı KDV, eksik bordro ve intercompany faturalamada gecikme en yaygın hatalardır. Bu hataları süreç ve otomasyonla engellersin.
- Yayımlama tarihlerine dashboard kur ve hatırlatmalar tanımla.
- KDV numarası, ülke kuralı ve kur seçimini sistemsel kısıtlarla zorunlu kıl.
- Intercompany SLA ve faturayı ay kapanışının parçası yap.
Corpenza, kapanış kontrol listesini, RACI matrisi ve otomasyonları kurar; bordro ve muhasebe entegrasyonlarını tek akışta toplar.
6) 2025 güncellemeleri, pazar fırsatları ve Corpenza’nın yol haritası
2025 düzenleme başlıklarını radarında tut
2025 ve sonrasında e-faturalamada kademeli zorunluluk, sürdürülebilirlik raporlamasında kapsam genişlemesi ve çok uluslu gruplar için asgari vergi rejimi öne çıkar. Bu başlıklara hazırlık, sistem tercihini ve süreç tasarımını etkiler.
- E-fatura: Alım-kabul ve format uyumluluğunu kur; tedarikçi eğitimini planla.
- Sürdürülebilirlik raporlaması: Finansal olmayan metrikleri (enerji, tedarik zinciri) ERP’ye bağla.
- Asgari vergi ve küresel raporlama: Grup verilerini merkezileştir.
Yeni pazar fırsatları: uzaktan iş gücü ve AB içinde ölçekleme
Almanya, nitelikli iş gücü ve AR-GE teşvikleriyle ölçeklenebilir bir zemin sunar. Uzaktan çalışma ve geçici görevlendirme modelleriyle pazara hızlı girersin; maliyet ve vergi optimizasyonunu süreçle birlikte tasarlarsın.
- Uzaktan ekip: Payroll ve sözleşme yönetimiyle esnek kapasite kur.
- AB içi hizmet: Posted worker ile kısa sürede saha varlığı oluştur.
- Finansman: Sağlam raporlama ile yatırım turunu hızlandır.
Corpenza ile uygulanabilir yol haritası
Corpenza, Avrupa’da ve globalde mobilite, şirketleşme ve iş gücü çözümlerini tek çatı altında sunar. Almanya’da şirket kuruluşundan muhasebe mimarisine, çok ülkeli payroll’dan posted worker yönetimine kadar tüm akışı kurar ve işletirsin.
- Şirket kuruluşu ve vergi tescili: Açılış bilançosu, hesap planı ve KDV süreçlerini ilk günden kurarız.
- Uluslararası muhasebe ve payroll: DATEV/ERP entegrasyonları, IFRS/HGB çift raporlama ve bordro operasyonlarını yönetiriz.
- Personel kiralama (geçici istihdam) ve posted worker: AB sahasında uyumu, A1 ve bildirim süreçlerini uçtan uca yürütürüz.
- Oturma/çalışma izinleri, yatırımla oturum ve vatandaşlık: Mobilite stratejisini işe alım planıyla eşleştiririz.
- Vergi optimizasyonu: Grup yapını, transfer fiyatlandırmasını ve nakit akışını vergi açısından optimize ederiz.
Hedefin netse, muhasebe sistemini stratejinle hizala; süreçleri otomasyonla güvenceye al ve büyümeye odaklan. Corpenza, Almanya’da doğru muhasebe sistemiyle sağlam bir başlangıç yapmanı sağlar; global büyümende uyumu ve çevikliği birlikte yönetirsin.
