银行KYC的公司文件包应当讲述同一件事。实体、所有人、授权人和业务活动必须在现行文件中相互一致。
银行通常要求哪些公司文件？
通常包括成立证明、所有权与控制结构、操作授权和业务活动证据。具体要求取决于风险评估。审阅人应能无需猜测地把公司、相关人员和付款联系起来。
- 登记摘录和公司章程。
- 最新股东、董事及实际受益人记录。
- 授权开户和签字人的公司决议。
- 说明业务的客户或供应商合同及发票。
为什么会议记录和决议重要？
决议把个人表述变成公司决定。文件应写明实体、日期、决定内容、授权人员和签署方式，并与登记摘录一同保存。
如何维护所有权登记册？
法律变更发生时更新内部记录，并完成当地要求的申报。公开摘录有帮助，但控股结构仍需要最新的内部股权图。
哪些合同能解释业务？
使用能显示真实经营的客户、供应商、租赁或服务合同。保留标明当事人、事项和签署的页面。
如何让文件持续可用？
指定文件负责人，保留变更记录，并按季度检查。聘请顾问不会免除董事的责任。
常见问题
登记摘录是否足够？
通常不够，还需要授权和业务活动证明。
顾问能代替银行KYC吗？
不能。银行仍会作出自己的风险判断。
从哪里开始？
在提交前核对实体、所有权、授权和商业合同。
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