国际企业事项延误，往往不是因为文件本身有错，而是因为文件按签发国的习惯准备，却不符合境外机关、银行或交易对手的接收要求。应在签署、申报或开户前建立受控文件包。
先确认收件方要求
以书面方式确认文件类型、原件还是认证副本、签署人、翻译、使用国以及是否接受纸质或电子附加证明书。不要假定公司证明、董事会决议和授权书需要同一条流程。
附加证明书不核实商业内容
1961年《海牙附加证明书公约》适用于缔约国之间使用的公文书。第5条规定，该证书证明签名真实性、签署人身份以及适用时的印章或戳记；并不确认文件中的商业条款。请参阅公约原文和HCCH说明。
在送交前分类文件
第1条包括行政文件、公证行为及某些官方证明，但排除外交或领事人员制作的文件，以及直接涉及商业或海关业务的行政文件。签发地和收件方会影响是否需要附加证明书、其他认证链、公证、认证副本或翻译。
建立企业文件登记表
- 文件负责人、签发机构、日期和版本
- 所需签署人、公证或登记步骤及主管机关
- 目的地、收件方指示、语言和有效期
- 快递或电子证明书的交付证据和核验编号
英国官方指南指出，Legalisation Office会核对签名、印章或戳记，并说明Companies House签发的证明可以办理认证；在英国以外签发的文件应在签发国办理认证。参阅GOV.UK指南。同时可查阅Corpenza的国际审计与合规指南、受益所有人登记指南和合规日历。
最终核对后再交付
将最终文件包与收件方指示逐项核对，并保存指示和交付证据。本文为一般信息；具体要求因签发地和接收方而异。
