Banka KYC incelemesinde şirket belgeleri, PDF yığını değil bir kontrol dosyasıdır. Banka; tüzel kişi, karar alma yetkisi, ortaklık yapısı ve faaliyet açıklamasının güncel belgelerde birbiriyle tutarlı olduğunu görmek ister. İnceleme talebi gelmeden dosyayı kurmak daha güvenlidir.
Bankalar hangi şirket belgelerini ister?
Bankalar çoğunlukla kuruluş kanıtı, güncel ortaklık ve kontrol bilgisi, işlem yapma yetkisi ve ticari faaliyeti gösteren belgeler ister. Talep kurumun risk değerlendirmesine göre değişir. Temel soru şudur: Bağımsız bir inceleyen, şirketi, kişileri, faaliyeti ve para akışını tahmin etmeden bağlayabiliyor mu?
- Sicil kaydı veya kuruluş belgesi ve ana sözleşme.
- Güncel ortak, müdür ve gerçek faydalanıcı kayıtları.
- Hesap açma ve imza yetkisini gösteren kararlar.
- Temel müşteri veya tedarikçi sözleşmeleri ile faaliyet açıklaması.
Kararlar ve tutanaklar neden önemlidir?
Karar, kişinin beyanını şirket kararına dönüştürür. Tüzel kişiyi, tarihi, alınan kararı, yetkilileri ve imza yöntemini açıkça göstermelidir. İmzalı kopyayı sicil kaydıyla birlikte saklayın. Belirsiz bir e-posta onayı çoğu zaman yeni soru üretir.
Ortaklık kayıtları nasıl güncel tutulur?
Ortaklık veya kontrol değiştiğinde iç kayıtları güncelleyin, ilgili ülkede zorunluysa kamusal bildirimi de tamamlayın. Bir sicil çıktısı değerli kanıttır; ancak holding yapısında güncel iç ortaklık şemasının yerini tutmaz.
Hangi sözleşmeler bankaya faaliyeti açıklar?
Gerçek faaliyeti gösteren sözleşmeleri kullanın: müşteri sözleşmesi, tedarik şartları, kira veya hizmet anlaşmaları ve açıklamayla uyumlu faturalar. Gerekli oldukça hassas ticari şartları karartın; tarafları, konuyu ve imzayı gösteren sayfayı koruyun.
Dosya banka incelemesine hazır nasıl kalır?
Dosyanın bir sorumlusu, değişiklik kaydı ve üç aylık kontrolü olsun. Danışman görevlendirilse bile şirket kayıtları ve bildirim sorumluluğu yöneticilerde kalır. Tek bir kontrollü klasör kullanın; hangi sürümün gönderildiğini kaydedin.
Sık sorulan sorular
Sicil çıktısı tek başına yeterli mi?
Çoğu durumda hayır. Sicil kaydı hukuki bilgiyi destekler; yetki zinciri ve faaliyet kanıtı ayrıca gerekir.
Tüm sözleşmeleri bankaya vermek gerekir mi?
Hesabı ve ödeme düzenini açıklayan belgelerle başlayın. Geniş sözleşme listesini takip talebi için hazır tutun.
Muhasebeci banka KYC sürecini üstlenir mi?
Muhasebeci dosyayı düzenleyebilir. Bankanın risk bazlı kabul kararını ise banka verir.
Düzenli şirket kayıtları, önlenebilir banka gecikmelerini azaltır. Corpenza ekibi süreç tasarımı ve dosya düzenine destek olabilir. Başlangıç için iletişime geçin.
