Estonya’da Online Şirket Açma ve e-Residency

Küresel ölçekte ölçeklenirken girişimciler ve yatırımcılar aynı anda birkaç cephede mücadele eder: hızlı şirketleşme, çok ülkeli vergi ve KDV kuralları, uzaktan ekiplerin yasal statüsü, banka ve ödeme erişimi, kalıcı oturum/çalışma izinleri. Estonya’nın e-Residency programı bu denklemi dijitalleştirir; AB içinde tamamen çevrimiçi şirket kurma ve yürütme imkânı sunar. Ancak doğru çerçeveyi kurmadığınızda vergi riski, banka erişim kısıtı ve uyum açıkları ciddi maliyet yaratır. Aşağıdaki rehberde e-Residency ile online şirket kuruluşunu, 2025 güncellemelerini, vergi ve iş gücü boyutunu ve Corpenza’nın pratik çözümlerini adım adım özetliyorum.

1) e-Residency’nin Kapsamı, 2025 Gelişmeleri ve Kime Uygun Olduğu

Programı doğru konumlandırın

e-Residency, Estonya devletinin verdiği dijital kimliktir. Bu kimlik ile AB içinde çevrimiçi şirket kurar, sözleşmeleri ıslak imza gücünde dijital imza ile imzalarsınız ve kamu e-hizmetlerine erişirsiniz. e-Residency vatandaşlık, Estonya’da vergi mükellefiyeti ya da Estonya’da yaşama hakkı vermez. Bu noktayı net biçimde ayırın.

• AB içinde çevrimiçi şirket kurarsınız (genelde OÜ – private limited company).
• Dijital imza ile yönetim, muhasebe ve sözleşmeleri uzaktan yürütürsünüz.
• Yerel adres ve “contact person” hizmetini yetkili sağlayıcılar üzerinden temin edersiniz.

2025 itibarıyla öne çıkan güncellemeler

Estonya iş ortamı çevik çalışır; ücret, KDV ve uyum tarafında sık güncelleme görürsünüz. 2025 takvimine şu başlıklarla bakın:

• e-Residency başvuru/yenileme devlet harcı €150 seviyesinde yer alır. Başvuru sonrası ortalama 3–8 haftada kartı teslim alırsınız.
• OÜ için asgari sermaye simgesel düzeydedir (0,01 €’dan başlar); 50.000 € altındaki sermayeyi kuruluşta yatırmadan beyanla başlatırsınız.
• KDV (VAT) tarafında faaliyet türüne ve ekonomik bağa göre idare daha sıkı “madde ve içerik” (substance) sorgular. Bazı sektörlerde Estonya’da gerçek faaliyet izleri (yerel yönetim, sözleşme akışı, ekip) arar.
• AB’nin dijital raporlama ve e-fatura gündemi hızlanır. Sınır ötesi KDV raporlamasını sadeleştiren OSS/IOSS rejimlerine uygun bir kurgu kurun.

Kimler için mantıklı?

e-Residency özellikle yazılım, danışmanlık, SaaS, dijital ürün, ajans hizmetleri ve IP bazlı iş modelleri için çevik bir çerçeve sunar. Fiziksel stok, yerel mağaza veya yüksek düzenlemeli sektörlerde (finansal hizmetler, sağlık) ek izin ve yerel varlık gereksinimi doğar; bu durumda somut bir “madde ve içerik” planı hazırlayın.

2) e-Residency ile Online Şirket Kuruluşunu Adım Adım Yönetin

1. Adım: e-Residency başvurusu

Süreci resmi portal üzerinden başlatırsınız. Kimliğinizi, kısa özgeçmişinizi, motivasyon metninizi ve biyometrik verinizi girersiniz. Harcı kartla ödersiniz ve teslim noktasını (büyükelçilik/konsolosluk) seçersiniz. Onay sonrası kartınızı ve PIN’lerinizi teslim alırsınız.

• Gerekli belgeler: pasaport, biyometrik fotoğraf, CV/LinkedIn, motivasyon notu, ödeme kartı.
• Teslim sırasında kimlik ibraz eder ve parmak izi verirsiniz.
• Kit içinde dijital ID kartı ve kart okuyucu bulunur.

2. Adım: OÜ kuruluşu (tamamen çevrimiçi)

e-ID ile Estonian Business Register’a giriş yaparsınız. Unvanı seçer, ana faaliyet kodunu girer, yönetimi ve pay sahiplerini tanımlarsınız. Sermayeyi beyan eder, Estonya adresini ve “contact person” bilgilerini eklersiniz. Belgeleri dijital imza ile onaylar ve başvuruyu gönderirsiniz.

• İsim kontrolünü çevrimiçi yapın; karışıklık yaratmayan, AB’ye uygun bir ad seçin.
• Kurucu ve yönetim kurulu bilgilerini eksiksiz girin; temsil yetkilerini netleştirin.
• Kuruluş genelde 1 iş günü içinde sonuç verir; yoğun dönemlerde birkaç güne uzayabilir.

3. Adım: Bankacılık ve ödeme çözümleri

Geleneksel bir Estonya bankası hesap açılışında yüz yüze görüşme isteyebilir. Fintech kurumları (ör. çok para birimli hesap sağlayıcılar) uzaktan daha hızlı ilerler. Ödeme trafiğinizi, fatura para biriminizi ve müşteri lokasyonlarınızı buna göre kurgulayın.

• Çok para birimli hesaplar ile kur riskini azaltırsınız.
• Ödeme ağ geçidi entegrasyonlarını (Stripe benzeri) erken test edin.
• Uyum dosyanızı (UBO, iş modeli, sözleşmeler) hazır tutun; KYC süreçlerini hızlandırın.

4. Adım: Operasyonel temel

Faturalama, sözleşmeler ve kurumsal kayıtları dijital imza ile standartlaştırın. Yönetim kararlarını ve pay sahipliği hareketlerini elektronik ortamda düzenli tutun. Yasal adres ve “contact person” sözleşmesini güncel tutun.

• Dijital imzayı teklif, tedarik ve bordro süreçlerine entegre edin.
• Kurumsal takvimi oluşturun: yıllık rapor, vergi beyanları, genel kurul kararları.
• Veri korumasını AB-GDPR ile uyumlu yönetin; müşteri verisi akışını haritalayın.

3) Vergi, KDV ve Muhasebe: Estonya Modelini Doğru Kullanın

Dağıtılmayan kârda kurumlar vergisi yok

Estonya modeli büyümeyi teşvik eder: kârı şirket içinde bıraktığınızda kurumlar vergisi ödemezsiniz. Kâr dağıtımında vergi doğar (genel oran yüzde 20 düzeyinde işler). Nakit akışı planınızı dağıtım takvimine göre kurgulayın.

• Reinvest eden yapılar nakit korur ve büyüme yatırımlarını hızlandırır.
• Düzenli temettü dağıtımında nakit ihtiyacını vergiyi de kapsayacak şekilde planlayın.
• Çok ülkeli yönetimde “nerede yönetiyorsunuz?” sorusunu net yanıtlayın; daimi işyeri (PE) riskini azaltın.

KDV (VAT) ve sınır ötesi satışlar

Estonya’da KDV mükellefiyeti için ciro, faaliyet türü ve ekonomik bağ parametrelerini birlikte değerlendirin. AB içi B2C dijital satışlarda OSS, AB dışı B2C’de IOSS çerçevesi süreçleri sadeleştirir. B2B’de tersine yükleme kuralını doğru uygulayın.

• AB içi mal satışında mesafe satış kurallarını ve eşikleri kontrol edin.
• AB dışı dijital hizmette MOSS/OSS rejimini süreçlerinize entegre edin.
• 2025’te vergi idareleri “ekonomik içerik” testlerini sıkı uygular; sözleşme, ekip, ofis izleriyle modeli destekleyin.

Muhasebe ve raporlama ritmini kurun

Estonya şeffaf ve dijital muhasebeyi sever. Aylık bordro ve vergi raporlarını, yıllık finansal tabloları zamanında verin. Yönetim raporlaması ile nakit, KDV ve dağıtım planını tek bir plan üzerinde yönetin.

• Bulut muhasebe ve e-fatura araçları ile belge akışını gerçek zamanlı tutun.
• Yıl sonu kapanışlarını dağıtım kararlarıyla birlikte planlayın.
• Transfer fiyatlandırması gerektiren grup içi işlemlerde dosyalamayı erkenden hazırlayın.

Çok yargı alanlı yapılarda dikkat

Yönetim kurulu üyeleri farklı ülkelerde yaşadığında, müşteri ilişkileri ve sözleşme imzaları başka ülkede yoğunlaştığında PE riski artar. Bu durumda ülke bazında vergi risk haritası çıkarın ve yetki, süreç, bordro konumlarını buna göre ayarlayın.

• Yönetim kararlarını Estonya’da alarak ve belgelendirerek PE riskini azaltırsınız.
• Müşteri sözleşmelerinde temsil ve müzakere sürecini Estonya üzerinden işletirsiniz.
• Yerel ülkelerde KDV ve stopaj yükümlülüklerini kontrol listesi ile izlersiniz.

4) Uluslararası İş Gücü: Payroll, Personel Kiralama ve Posted Worker Uyumunu Kurun

Uzaktan işe alım ve bordro

Bir ülkede tüzel kişilik açmadan yetenek kazanmak isterseniz iki ana kanal kullanırsınız: sözleşmeli bağımsız çalışan veya işveren kayıtlı (EOR/Payroll) model. Her ikisinde de IP devri, veri koruması ve rekabet yasağını sözleşmelerle netleştirin.

• Bağımsız çalışanla çalışırken sahte bağımsızlık riskini test edin.
• EOR/Payroll ile brüt maliyeti, sosyal yükleri ve yıllık izinleri şeffaf yönetin.
• Ücret ödeme akışını Estonya OÜ’nüzün gideri olarak muhasebeleştirin.

Personel kiralama ve posted worker

Kısa süreli proje için bir çalışanı AB içinde başka ülkeye göndermek istediğinizde posted worker kurallarını uygularsınız. A1 sosyal güvenlik belgesini alır, ev sahibi ülkedeki bildirimleri ve asgari çalışma şartlarını yerine getirirsiniz.

• A1 belgesi ile hangi ülkenin sosyal güvenlik kanunu uygulandığını netleştirirsiniz.
• Ev sahibi ülkedeki bildirimleri proje başlamadan tamamlarsınız.
• Günlük yevmiye, konaklama ve iş sağlığı güvenliği şartlarını standartlaştırırsınız.

Vize, oturum ve çalışma izinleri

e-Residency size Estonya’da yaşama hakkı vermez. Ekip üyeleri Avrupa’da sahada çalışacaksa oturum ve çalışma izinlerini proje, ülke ve süreye göre planlayın. Yatırım temelli oturum (golden vize) ve yatırımla vatandaşlık seçeneklerini sermaye ve zaman planınıza göre değerlendirin.

• Proje lokasyonuna göre D tipi vize veya mavi kart gibi seçenekleri önceden takvimleyin.
• Yatırıma dayalı ikamet rotalarında asgari tutar, süre ve gayrimenkul/finansal araç şartlarını karşılaştırın.
• Aile birleşimi ve bağımlıların eğitim/sağlık süreçlerini aynı dosyada yönetin.

Corpenza bu alanda nasıl çalışır?

Corpenza, payroll ve personel kiralama (geçici istihdam/posted worker) süreçlerini ülke bazında kurar, bordro ve sözleşmeleri yönetir, ödemeleri kayıtlı gider yapınıza bağlar. Oturum/çalışma izinleri ve golden vize dosyalarını yatırım ve vergi planıyla entegre eder.

• Uzaktan çalışan ve sözleşmeli ekiplerinizi bordro altında gider yazarsınız.
• Posted worker bildirimlerini, A1 süreçlerini ve yerel uyumu tek panelden yürütürsünüz.
• Vize/oturum dosyalarını ticari takvim ve nakit akışına göre planlarsınız.

5) Strateji, Risk Yönetimi ve Uygulanabilir Yol Haritası

Hızlı başlangıç planı (0–90 gün)

Kuruluş ve piyasaya girişte net bir sprint planı işinizi hızlandırır. Aşağıdaki yol haritası ile 90 günde operasyonel bir AB varlığı kurarsınız.

• Gün 0–15: e-Residency başvurusu, KYC dosyası, marka/alan adı rezervasyonu.
• Gün 15–30: OÜ kuruluşu, yasal adres ve contact person sözleşmesi, yönetim kararı şablonları.
• Gün 30–45: Bankacılık/fintech hesapları, faturalama ve ödeme ağ geçitleri.
• Gün 45–60: Muhasebe sistemi, KDV değerlendirmesi, OSS/IOSS kurulum kararı.
• Gün 60–90: İlk ekip işe alımı (EOR/contractor), IP devri ve veri koruma dokümantasyonu.

Uyum ve vergi optimizasyonu kontrol listesi

Çok yargı alanlı yapılarda sade ve izlenebilir süreçler kurun. Aşağıdaki kontrol listesi ile riskleri erkenden azaltın.

• Yönetim kararlarını Estonya’da alır ve dijital imza ile belgelersiniz.
• Kâr dağıtımını yıllık rapor ve nakit planıyla birlikte takvimlersiniz.
• KDV rejimini (OSS/IOSS, tersine yükleme) müşteri portföyünüze göre netleştirirsiniz.
• Banka/fintech hesaplarında iş akışını ve UBO şeffaflığını tutarlı yönetirsiniz.
• Uzaktan ekip modeli için doğru ilişki tipi (EOR vs. contractor) seçersiniz.
• Posted worker süreçlerinde A1 ve yerel bildirimleri proje başlamadan tamamlarsınız.
• Oturum/çalışma izinlerini ticari takvim ve aile ihtiyaçlarıyla eşleştirirsiniz.

Yaygın hatalar ve çözüm önerileri

Girişimler çoğu zaman aynı tuzaklara takılır. Aşağıdaki pratik çözümlerle hız kazanırsınız.

• “e-Residency = oturum” yanılgısı: İş planınızı vize/oturumdan ayrı kurgulayın.
• Substance eksikliği: Yönetim ve sözleşme süreçlerini Estonya’ya bağlayın; tutanak ve imza akışını dijital arşivde saklayın.
• Bankacılık reddi: İş modelini, müşteri tiplerini ve fon kaynağını anlatan KYC dosyasını önden paylaşın; fintech ile başlayın.
• KDV karmaşası: İlk satıştan önce OSS/IOSS analizini tamamlayın ve fatura şablonlarını güncelleyin.
• IP haklarının dağınıklığı: Çalışan/bağımsız sözleşmelerine açık IP devri ve gizlilik maddeleri ekleyin.

Yeni pazar fırsatları ve 2025 görünümü

AB’de dijital hizmetlere yönelik talep artar; uzaktan satış ve self-serve SaaS modelleri ölçeklenir. Estonya’nın dijital idare altyapısı ve dağıtılmayan kâr vergilemesi, sermaye verimliliğini artırır. AB genelinde e-fatura ve dijital raporlama standartları yaygınlaşır; uyumu erken kuran şirketler satış döngülerini kısaltır.

• Dijital imza ile kurumlar arası sözleşmeleri günler yerine saatler içinde tamamlarsınız.
• Çok para birimli fiyatlama ile yeni pazarlarda dönüşümü artırırsınız.
• OSS/IOSS ile KDV yükünü operasyonel bir avantaja çevirirsiniz.

Corpenza ile bütünleşik yaklaşım

Corpenza, Estonya’da online şirket kuruluşunu vergi, KDV, bankacılık ve iş gücü stratejisiyle birlikte ele alır. Oturum izni, golden vize ve yatırımla vatandaşlık dosyalarını küresel büyüme planınızla senkronize eder. Muhasebe, payroll ve personel kiralama hizmetlerini tek panelden yürütür ve maaş ödemelerini şirket gideri olarak işler, çok ülkeli uyumu sadeleştirir.

• Şirket kuruluşu ve e-Residency: başvurudan faaliyet başlangıcına uçtan uca kurgu.
• Uluslararası muhasebe ve vergi optimizasyonu: dağıtım, KDV ve PE risk yönetimi.
• Payroll ve posted worker: A1, yerel bildirimler, sözleşmeler ve bordrolama.
• Oturum/çalışma izinleri, golden vize ve yatırımla vatandaşlık: yatırım-ticari plan entegrasyonu.

Estonya’da online şirket açma ve e-Residency, doğru kurgu ile küresel genişlemeyi hızlandırır. Siz işinizi ölçeklerken, uyumu ve riskleri bir plan dâhilinde yönetin. Corpenza ekibi, Avrupa’da ve globalde şirketleşme, iş gücü ve oturum stratejilerinizi tek çatı altında operasyonel hale getirir.